Працівник за рахунок власних коштів придбав товари для роботодавця: що з оподаткуванням?

У Головному управлінні ДПС у Луганській області роз’яснили. Відповідно до п. 14.1.195 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) працівник - це фізична особа, яка безпосередньо власною працею виконує трудову функцію згідно з укладеним з роботодавцем трудовим договором (контрактом) відповідно до закону. Правові засади і гарантії здійснення громадянами України права розпоряджатися своїми здібностями до продуктивної і творчої праці визначає Кодекс законів про працю (далі — КЗпП).

Згідно зі ст. 21 КЗпП особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний, зокрема роз’яснити працівникові його права і обов'язки та поінформувати під розписку про умови праці (ст. 29 КЗпП). При цьому працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 30 КЗпП).

Водночас ст. 31 КЗпП передбачено, що власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Отже, у разі якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

Відносини які виникають у сфері справляння податків і зборів регулюються Кодексом, зокрема, нарахування, утримання та сплата (перерахування) податку на доходи фізичних осіб і військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 Кодексу.

Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку 18 відс., визначену ст. 167 Кодексу, і ставку військового збору 1,5 відс., встановлену пп. 1.3 п. 16¹ підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу (пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Кодексу).

Таким чином, якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Якщо придбання товарів (робіт, послуг) не пов’язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО і військовим збором на загальних підставах.